Das Gerät ist aus Mitteln des Dekanats der Medizinischen Fakultät für neurowissenschaftliche Forschung beschafft worden und wird unter der Verantwortung der Klinik für Radiologie betrieben. Es steht zur Verfügung für Projekte der neurowissenschaftlichen Forschung, die von Instituten der Medizinischen Fakultät oder anderen Einrichtungen der WWU durchgeführt werden. Über die Vergabe von Projektzeiten entscheidet die vom Dekan eingesetzte Lenkungskommission (LK) auf Antrag des Projektträgers nach einer Bewertung des wissenschaftlichen Hintergrundes des Projektes (siehe 'Kriterien zur Messzeitvergabe').

Ausschließlich klinisch indizierte Untersuchungen von Patienten des UKM (bestehender Behandlungsvertrag) finden an dem Gerät nicht statt. Messungen können ausschließlich im Rahmen von wissenschaftlichen Studien stattfinden. Das gilt auch für Personen, die Patienten des UKM oder anderer Kliniken sind.

Zur Deckung der Betriebskosten wird für Messungen an dem Gerät ein Beitrag von den Projektträgern erhoben. Die Beitragsordnung wird im Einvernehmen mit dem Dekanat von der Lenkungskommission beschlossen.

Messzeiten werden vergeben für Projekte zur neurowissenschaftlichen Forschung, nachdem ein Projekt von der Lenkungskommission angenommen wurde. Die LK legt die Dauer des Projektes und den Umfang der notwendigen Messzeiten fest. Die Kriterien sind formuliert in der Nutzerordnung. 

Die Messzeitvergabe erfolgt durch die Leitung des MR im Benehmen mit den Projektleitern nach Verfügbarkeit der notwendigen Ressourcen. Bei Konflikten zwischen Projekten entscheidet die LK. 

Wenn für ein Projekt Messzeiten kurzfristig nicht genutzt werden, wird dies der diensthabenden MTRA mitgeteilt. Unter Berücksichtigung technisch-organisatorischer Randbedingungen wird Messzeit gegebenenfalls anderen Gruppen zur Verfügung gestellt. 

Für die praktische Durchführung einer transparenten Messzeitverwaltung wird das Messzeit-Buchungsprogramm 'Calpendo' verwendet. Einzelheiten, Zugang und Benutzung sind über den leitenden Physiker zu erfahren.

Projekte werden grundsätzlich in Kooperation von Mitarbeitern der Klinik für Radiologie und den Mitarbeitern der Einrichtung, die das Projekt trägt, durchgeführt. Dazu bedarf es eines fortwährenden Informationsaustausches über alle das Projekt betreffenden Fragen.

Die Gewährleistung der Sicherheit beim Betrieb des MR obliegt der Klinik für Radiologie. Es stellt betriebstechnische Regeln auf, die der Sicherheit von Personen und Material im MR dienen (Zugangsregelungen, Prüfung von Geräten und Gegenständen, etc.).

Planung notwendiger Messungen und Installation von notwendiger Peripherie (Messgeräte, Stimulations- und Rückmeldungseinrichtungen) erfolgt in Kooperation mit und unter Kontrolle des wissenschaftlichen Personals (MR-Physik). Es stellt fest, wann ein Messprotokoll (einschließlich der Verwendung der Peripherie) als 'routinefähig' anzusehen ist.

Die 'routinemäßige' Durchführung der Messungen erfolgt durch die/den diensthabende/n MTRA bzw. unter ihre/seiner Aufsicht.

Messungen an Personen, die in einem Patientenverhältnis zum UKM stehen, werden nur durchgeführt, wenn eine ärztliche Mitarbeiterin oder ein ärztlicher Mitarbeiter der Klinik für Radiologie für Aufklärung und ärztliche Aufgaben bereitsteht.

Messungen an gesunden Probanden können auch durchgeführt werden, wenn Aufklärung und Betreuung durch andere qualifizierte Personen erfolgen, die ihre Qualifikation gegenüber der Klinik für Radiologie nachgewiesen haben. Die durchführenden Personen stehen organisatorisch unter der Aufsicht des IKR.

Für MR-Bilder von Personen, die visuell in Hinblick auf die Detektion von Pathologien beurteilbar sind (beispielsweise T1w Ganzkopfaufnahmen, aber nicht EPI-Bildserien für fMRI oder experimentelle Bilder), werden von der Klinik für Radiologie ein Kurzbefund erstellt. Wenn abklärungsbedürftige Befunde gefunden werden, wird der jeweilige Studienleiter informiert, der mit dem betroffenen Probanden Kontakt aufnimmt. 

Arbeitszeiten von MR-Physik, ärztlichem Personal und MTRA am MRNWF werden im Einvernehmen mit der LK unter Beachtung gesetzlicher Regelungen festgelegt. (Woche: MTRA: 1 x 38 h, Medizinische Physik: 38 h, radiologischer Arzt: 1 x 19,25 h).

Vertretungsregelungen werden nach Verfügbarkeit von Personal und nach Bedarf (für die Projekte) im Einvernehmen mit der LK getroffen.

Externes Personal, das am MRNWF tätig wird, unterliegt der Aufsicht durch den/die jeweils am MRNWF diensthabenden Mitarbeiter / diensthabende Mitarbeiterin des IKR.

Nur 'Geschulte Personen' (s.u., h.2 Personal) dürfen ohne Aufsicht den Scannerraum betreten.

Für technische/wissenschaftliche Fragen: MR-Physik;
für organisatorische Fragen (ltd.) MTRA;
für grundsätzliche juristische Fragen und in Konfliktfällen: Sprecher der LK.

Grundsätzlich ist ein 24/7-Betrieb möglich, Beschränkungen ergeben sich durch die Verfügbarkeit des jeweils notwendigen Personals.

Wartungs- und Reparaturzeiten schränken die Verfügbarkeit des Scanners ein. Die Zeitverluste werden auf die messenden Projekte verteilt. Technisch bedingte Betriebsunterbrechungen gehen einem Anspruch auf Messzeit vor.

Der Zugang zum MR-Sicherheitsbereich und dem MR-Kontrollbereich sowie die Berechtigungen zum Umgang mit Probanden sowie die Berechtigung zur technischen Durchführung von Messungen mit dem MR-Gerät wird geregelt durch die 'Arbeitsanweisung Sicherheitsunterweisungen MR'.

Zusätzlich zu den jeweils erforderlichen Sicherheitsunterweisungen ist für Personen, die regelmäßig an Projekten mitarbeiten und Messungen eigenständig durchführen oder vorbereiten oder betreuen oder Versuchsaufbauten auf- oder abbauen, eine Schulung zum allgemeinen Betriebsablauf erforderlich, die u.a. Vorgehensweisen zur Datensicherung, Dokumentation, Reinigungsmaßnahmen etc. umfasst. Der Inhalt dieser Schulung ist in einer Arbeitsanweisung 'Organisatorische Maßnahmen und allgemeine Arbeiten bei Projekten am MR' beschrieben.

Diese Regelungen gelten als Arbeitsanweisung für den sicheren Betrieb im Sinne von DIN 6876 "Betrieb von medizinischen Magnetresonanzsystemen".